Cognibox est un outil qui permet de rencontrer les critères les plus élevés en gestion des entrepreneurs

Mandat 

  • Procéder à l’implantation de Cognibox dans un court délai;
  • Relancer tous les sous-traitants (clé en main) pour obtenir l’information complète pour leur qualification;
  • Gérer les requalifications des sous-traitants après le délai initial.

Solution mise en place

Qualification de la totalité des sous-traitants Alcoa (environ 475) via Cognibox.

Retombées

L’implantation s’est réalisée à l’intérieur  des délais prévus. Tous les sous-traitants actifs ont été transférés dans Cognibox et leurs données saisies dans l’outil. Tous les sous-traitants dont la qualification venait à échéance dans la période de transition ont reçu le support de l’équipe service à la clientèle de SIM pour s’inscrire dans l’outil et compléter leur dossier. Cette phase critique s’est réalisée avec succès avec le tiers des ressources normalement allouées à cette activité. Suite à cette implantation, le processus de qualification avec le service clé main a permis de réduire de 50% à 75% le temps requis pour compléter le dossier et prêt à être validé. Pour Alcoa, le nombre d’heures requis pour les différents responsables à été réduit d’au moins 60% ce qui a permis d’affecter plus de temps aux activités dites de plancher et de réaffecter des ressources sur d’autres mandats.

Témoignage

La gestion de nos entrepreneurs avec l’outil Cognibox nous a permis de mieux consolider nos processus de qualifications et de rendre beaucoup plus performant notre gestion documentaire. Nous avons un endroit centra où nos requérant peuvent rechercher les ressources dont ils ont besoin et les approvisionnements de s’assurer qu’un fournisseur est bien qualifié avant de s’engager contractuellement avec eux. Il nous permet entre autres d’harmoniser nos processus entre nos différents sites et de partager l’information. Bien utilisé et supporté, cet outil est un allié performant pour une gestion efficace et intégrée des entrepreneurs et de leur sous-traitant.

Mariano Côté

Commentaire : Cognibox au point de vue donneur d’ordres

Dans le cadre de ses opérations Alcoa utilise un grand nombre d’entrepreneurs et entreprises  de services. La gestion de ces fournisseurs constitue un enjeu important pour notre organisation. L’outil Cognibox nous a permis d’améliorer de façon significative la gestion de ces fournisseurs tout en s’assurant leur conformité à l’encontre de l’ensemble des règles les régissant et de mesurer leurs performances sur différents aspects.  Ces différents indicateurs de performance ont entre autre permis à plusieurs d’entre eux de s’améliorer sur plusieurs facette de leur gestion en santé et sécurité.

Alcoa est un leader reconnu en santé et sécurité notamment et nous avons à coeur de nos préoccupations l’amélioration constante de nos processus. L’outil Cognibox nous permet de poursuivre dans cette direction et nous offre  des opportunités que nous n’aurions pu saisir autrement.

Commentaire : Cognibox au point de vue sous-traitants

La gestion de nos entrepreneurs et de leurs sous traitants se fait exclusivement avec Cognibox. L’outil est convivial, simple d’utilisation et permet une gestion efficace pour Alcoa et leurs entrepreneurs de leur dossier santé et sécurité. L’entrepreneur membre bénéficie d’une visibilité accrue auprès des différents usagers à la recherche d’un fournisseur qualifié. Être membre de Cognibox est un pré-requis pour Alcoa pour pouvoir réaliser des travaux sur ses site. Tous les entrepreneurs doivent au préalable avoir été qualifiés.  Par la suite, l’outil est un moyen efficace pour l’entrepreneur de gérer son dossier de santé sécurité et lui permet d’améliorer sa performance..