Bulletin Octobre 2013

Votre processus de prise de commandes vous fait perdre combien de $ ?

cartographie des processus d'affaires

Le processus de prise de commandes est le premier processus du traitement d’une commande. Lors de mes interventions en usine, je remarque régulièrement que la prise de commandes comporte des erreurs flagrantes ou des manques d’informations tels que :

  • Date de livraison manquante;
  • Mauvais prix ou pas de prix;
  • Aucune adresse de livraison ou une mauvaise adresse de livraison;
  • Quantité minimum non respectée;
  • Choix de couleur non conforme avec l’échantillon fourni;
  • Traitement de la commande exécuté en fin de journée seulement;
  • Etc.

Ce manque de rigueur à la prise de la commande entraîne des pertes de temps dans les bureaux en questionnement à l’entrée de la commande, à l’impression des bons de travail et au moment de facturer. Cela entraîne aussi de la recherche d’informations dans l’usine au niveau du produit à fabriquer et de la date de livraison prévue. Les employés de production sont donc en attente, se questionnent et donnent l’impression de ne pas travailler.

Le constat qui est fait par les entrepreneurs est souvent le suivant : « Les employés se promènent et ne travaillent pas. Il faut revoir les méthodes et serrer la vis dans l’usine! »

L’effet observé est plutôt directement relié au processus de prise de commandes qui n’est pas optimum. Il faut donc revoir le processus de traitement des commandes de la réception à la mise en production. L’utilisation de la cartographie des processus d’affaires nous permet alors d’identifier les informations adéquates des ventes pour éliminer ces pertes de temps et d’argent.

Vous contrôlez régulièrement vos produits fabriqués pour valider la conformité de ces produits, il serait approprié de valider la conformité des informations d’une commande avant de la lancer en production.

N’oubliez pas de mesurer les résultats de vos changements. Pour ce faire, mesurez aujourd’hui le nombre d’heures ou de jours requis pour traiter une commande et mesurez les mêmes éléments après l’implantation du nouveau processus. Vous découvrirez des améliorations d’environ 20%.

N’oubliez pas que :

«  Sans suivi et rigueur les solutions implantées vont tomber » et vous devrez recommencer le même processus dans quelques mois.

Luc St-Louis, ing.